Quando você pensa na palavra “reunião” qual é a primeira palavra que vem à sua cabeça? Posso afirmar que, para a maioria das pessoas, logo vem palavras como: ineficiente, tediosa, improdutivo ou em alguns casos até inútil. Isso acontece porque, muitas reuniões são feitas da maneira errada, sem um motivo plausível, falta de organização e/ou […]
Quando você pensa na palavra “reunião” qual é a primeira palavra que vem à sua cabeça? Posso afirmar que, para a maioria das pessoas, logo vem palavras como: ineficiente, tediosa, improdutivo ou em alguns casos até inútil.
Isso acontece porque, muitas reuniões são feitas da maneira errada, sem um motivo plausível, falta de organização e/ou planejamento, sem objetivos pré definidos, etc. Todos esses fatores fazem com que a palavra “reunião” traga uma conotação negativa para muitas pessoas.
E se eu te contasse que não precisa ser assim? Que na verdade uma reunião pode ser extremamente eficiente, produtiva, informativa e até mesmo divertida. Ficou curioso(a)? Continue acompanhando a leitura para saber tudo sobre a famigerada reunião kick off.
O termo “kick off” é usado com frequência nos esportes, principalmente no futebol americano. Ele é dito quando o atleta faz o primeiro toque na bola no início da partida, sendo o pontapé inicial, literalmente.
A reunião kick off é o ponto de partida de um projeto. Nela, se reunirão todas as pessoas envolvidas dentro de um projeto, com o objetivo de compartilhar informações e esclarecer todas as dúvidas antes de, de fato começar um projeto.
Para gerenciar a reunião, sempre haverá uma pessoa responsável por conduzir o andamento da reunião e falar sobre cada tópico necessário.
Também precisará ser criado um documento que irá conter todas as informações e características do projeto, para que todos os membros da equipe possam acompanhar o decorrer da reunião. Este documento que será criado é chamado de TAP (Termo de Abertura do Projeto) ou Project Charter em inglês.
O TAP é o que conterá todas as especificações de um projeto, desde o planejamento até a implementação e finalização do projeto. Ele deve conter detalhes como:
Este é um documento que deve ser feito com atenção, pois ele será o auxiliador para que não venha a ocorrer imprevistos durante o andamento do projeto.
Para que um projeto atinja os resultados esperados e obtenham sucesso o preparo é uma parte essencial. A reunião trata-se de um momento para explicar cada parte de um projeto com detalhes, motivar e mostrar para um cliente e/ou equipe que tendo um bom planejamento e gerenciamento, tudo fica mais fácil e as chances de sucesso elevam.
Quando feita da maneira correta, a reunião kick off é capaz de evitar dezenas de futuros problemas de um projeto, em áreas distintas, como por exemplo: planejamento, finanças, prazos de entrega, problemas internos de comunicação, resultado final diferente do esperado no início, etc.
É a partir dela que todas as pessoas envolvidas, tanto os membros da equipe quanto os clientes, irão discutir sobre as estratégias e o planejamento do projeto. A reunião kick off traz consigo diversos benefícios tanto para o projeto quando para a empresa no geral, logo mais falaremos de todos eles.
A duração de uma reunião kick off varia muito de acordo com o tamanho do projeto, sua complexidade e da quantidade de pessoas que estão envolvidas.
Uma reunião de um projeto mais simples e com poucas pessoas poderia levar menos de uma hora. Enquanto um projeto mais complexo e com dezenas de pessoas envolvidas poderia levar três, ou até quatro horas.
Independente do tempo que irá levar para que a reunião se encerre, a parte fundamental é que todos os pontos relevantes sejam abordados e que não reste nenhuma dúvida sobre o projeto.
Algumas características que serão colocadas em pauta durante a realização do TAP, documento citado anteriormente, serão detalhadas nas reuniões, e elas são:
O escopo do projeto é um documento detalhando todo e qualquer trabalho que será necessário realizar para entregar um determinado produto. Será detalhado, também, no escopo do produto, o produto em si e qual é o resultado final desejado para ele.
Quando o escopo do projeto e o escopo do produto são alinhados, isso contribuirá para que as expectativas sobre o projeto sejam atingidas, e que só serão realizadas as atividades que realmente são necessárias.
Dentro do escopo, lá está o cronograma. O cronograma é um documento onde terá as informações sobre cada prazo que necessite ser entregue. É de responsabilidade dos gestores estarem sempre atentos ao cronograma para garantir que tudo ocorra conforme o esperado, e que não haja nenhum problema com os prazos.
Ele é muito importante pois é a partir dele que as expectativas de cada atividade e até mesmo do projeto final, serão discutidas por todas as pessoas envolvidas no projeto.
Além disso, também será analisado a EAP (estrutura análitica do projeto) que é um diagrama feito a partir de classes hierárquicas onde fica detalhado cada processo e o gerenciamento do escopo.
É extremamente importante que, durante uma reunião kick-off, os custos sejam estipulados e apresentados para a equipe e para os patrocinadores.
Fazendo um bom planejamento de custos, faz com que os patrocinadores do projeto saibam onde está sendo investido cada parte do dinheiro e como o mesmo será administrado. Assim como, toda a equipe, estando cientes dos gastos, poderá colaborar para que não haja nenhum desperdício, e que se invista apenas em lugares necessários.
Para que a equipe possa trabalhar em conjunto da melhor maneira possível é preciso que todas as pessoas saibam qual a metodologia que será utilizada na realização do projeto. Por exemplo, existem metodologias que têm como foco o prazo enquanto em outras o foco está no planejamento.
Independente de qual metodologia será utilizada, é preciso que ela seja previamente estabelecida. Isso fará com que fique claro para toda a equipe como será feito os processos e atividades.
A reunião pode contar com uma apresentação. Esta apresentação será feita para apresentar as atividades e quem estará responsável pelo quê de forma clara.
Dessa forma se porventura surgir algum problema ou dúvida no futuro, todos saberão a quem recorrer. Também, é preciso que exista algum meio de comunicação entre a equipe onde eles possam manter o contato caso seja necessário.
Manter a comunicação interna é vital para que permaneça a ordem. Durante a reunião será esclarecido como será o funcionamento da comunicação do projeto.
Será definido qual será a frequência da comunicação, como ela será realizada, quais meios serão utilizados e quem serão os responsáveis por ela. Ter um bom gerenciamento de comunicações é de suma importância para que o projeto tenha sucesso.
Outro aspecto muito importante é que todas as pessoas envolvidas tenham uma visão clara sobre quais são os objetivos a serem atingidos. Por isso o alinhamento de expectativas é uma das etapas mais importantes de toda a reunião.
Caso as expectativas não sejam bem colocadas, cada pessoa terá uma visão diferente a respeito do objetivo e isso irá atrapalhar a equipe, pois ao invés de estarem todos trabalhando pelo mesmo objetivo, cada um estará se dedicando ao que eles acham ser o objetivo, visto que o mesmo não fora estabelecido.
Como cada projeto é único e diferente um do outro, cada um exige documentos e abordagens diferentes. Por isso, tem que se pensar e analisar todos os temas que precisam ser abordados na reunião de forma cuidadosa, para garantir que nenhum fique de fora.
Uma reunião kick off traz consigo diversos benefícios que irão fazer total diferença durante o planejamento, execução e resultado dos seus projetos. As principais são:
O fato de poder traçar um alinhamento com tudo aquilo que o cliente deseja com tudo o que a sua empresa pode oferecer é um dos pontos mais importantes.
É o momento ideal para sanar todas as possíveis dúvidas e esclarecer tudo o que for necessário.
O gestor não é somente responsável por gerenciar de forma geral, mas de motivar também. Para isso ser feito da melhor maneira, transparência e eficiência, quanto mais a equipe estiver participando e se envolvendo com a execução melhor será.
Fazendo isso você mostra que se importa e valoriza o conhecimento do profissional que estará trabalhando junto com você.
A reunião pode ser o momento ideal para mostrar as qualificações dos membros da equipe. Assim, o cliente terá mais confiança na empresa. Além de mostrar que a equipe está apta para realizar tudo o que foi proposto.
Fazer com que os membros da equipe se mantenham constantemente engajados, motivados e dedicados ao projeto sempre foi uma tarefa muito difícil. Quando o time tem consciência de tudo o que é preciso saber, os profissionais têm um melhor desempenho, sendo mais produtivos e permite que eles encontrem melhores soluções, alcançando um melhor resultado.
Para que cada membro da equipe obtenha êxito na sua determinada função é preciso que ele(a) seja colocado(a) no lugar certo. Não adianta colocar uma pessoa que é boa em comunicação para trabalhar com design, ou vice e versa. É preciso colocar cada pessoa para realizar uma tarefa que ela de fato domine.
Com isso, o profissional sentirá uma maior segurança ao realizar a atividade e obterá resultados finais melhores.
A reunião também é utilizada para saber todos os resultados esperado por cada parte da equipe envolvida no projeto. Seja os próprios membros da equipe, os clientes, gestores ou até os patrocinadores do projeto.
Todos devem estar caminhando juntos, pela mesma trilha para conseguir chegar mais rápido onde se deseja. Isso contribuirá para que não haja dúvidas em relação ao o que deve ser entregue, quando ou até mesmo como.
Você já sabe quais são os benefícios de uma reunião kick off e o que é falado nela, agora como fazer isso na prática? Como ter uma reunião de fato produtiva e não apenas mais uma reunião totalmente desnecessária ou que nunca chega a lugar nenhum? Acompanhe a leitura que vamos te ensinar.
O primeiro passo é estabelecer uma data e horário para a reunião. Nesse momento é quando é a hora de conversar com o cliente e todas as pessoas que irão participar da reunião e garantir que todos possam estar presentes e focados exclusivamente na reunião.
É responsabilidade do gestor saber quais serão as pessoas que irão participar da reunião e qual função cada uma irá realizar.
Garantir que a escolha de cada membro da equipe seja baseada, apenas, no que cada profissional pode entregar ou não durante a reunião. É preciso que todos tenham uma função clara e bem estabelecida, caso contrário iria prejudicar a equipe e o projeto em si.
Organização não é apenas para escritórios ou empresas que sejam presenciais não, isso também se aplica para os escritórios e empresas virtuais.
Assegurar que a reunião seja produtiva é muito importante. Isso acontece através da organização, que irá reduzir a perda de tempo.
Tem que garantir que tudo está funcionando e pronto para começar, seja checar se o wi-fi está funcionando ou conferir se a apresentação está rodando normalmente.
Além dos já citados anteriormente, o gestor também é responsável por conduzir os temas que serão discutidos na reunião. Logo, antes da reunião começar é importante que se tenha destacado e separado todos os tópicos.
Durante a reunião é essencial garantir que todos os assuntos serão abordados e determinar um tempo máximo, mas não deixando nenhum assunto para trás.
Por último, todas as dúvidas devem ser esclarecidas ao final da reunião e garantir que todos os objetivos foram estabelecidos de forma clara.
Assim que a reunião acabar, a equipe já pode começar a trabalhar em suas funções, por isso acabar com qualquer eventual dúvida é tão importante.
Agora que você pôde entender um pouco mais sobre como uma reunião kick off funciona é importante saber que não existe uma única forma certa de ser feita. Ela pode ser facilmente adaptada e modificada de acordo com a sua realidade e de acordo com o que o seu projeto necessita.
Depois dessa não tem desculpas para não fazer aquela reunião sensacional com aquele projeto que você sempre quis colocar em prática. Não se esqueça de seguir as etapas para ter a reunião mais eficiente e produtiva que você pode ter.
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